[羅葉明]的博客:
                        http://GZ8manage.mypm.net
                        8Manage 項目管理:怎樣的項目任務分解法才是最有效的?

                        【導讀】工作結構分解(WBS)作為項目管理的基礎,是項目管理者需要充分掌握的管理技能。如何才能高效準確地細分項目目標,形成一個簡明的工作結構呢?如何確保在細分過程中的,平衡項目目標過程和結果?項目任務單元是否能夠有效匯總達成項目最后目標?


                        工作分解結構(簡稱WBS),跟因素分解是同一個原理的管理概念,即把一個項目,按一定原則分解,項目分解成任務,任務再分解成一項項工作,再把一項項工作分配到每個人的日常活動中,直到分解不下去為止,即:項目→任務→工作→日常活動。


                        開發WBS的丁斯莫爾曾指出:“需要一個整體觀念描繪出一條成功實施企業項目管理的道路,所有這些都是從WBS開始的。”


                        在項目分解的過程中,WBS處于計劃的中心,是制定進度計劃、資源需求、成本預算、風險管理計劃和采購計劃等的重要基礎。把每一項項目內容分解至小任務,然后逐個完成,從而完成大項目的最終目標,從而推動整個項目的實施,這就是項目管理的基礎工具。



                        那么作為項目管理工作基礎的WBS,在日常是如何運營的呢?目前來說, 8Manage 項目管理系統WBS的應用算是做得比較好的:


                        1、項目計劃與執行緊密相連,通過數字規則鼓勵和實施最佳實踐


                        如果項目計劃與項目執行不一致,就容易產生許多不必要的復雜問題。有別于傳統的進度計劃,8Manage計劃和執行是密不可分,動態實時同步更新。每一個項目有且只有一個當前計劃,所有的責任劃分與執行狀況一目了然,團隊成員可實時共享最新項目進展情況。


                        此外,8Manage的項目技術團隊根據多年管理實踐經驗,設置企業管理數字規則——項目模板和規則控制,幫助項目團隊把最佳實踐定義為標準流程,并允許項目團隊在實際執行過程中以鼓勵或強制的方式來規范執行。在項目管理過程中,動態角度和靜態角度觀察是完全不同的。


                        因此,在項目執行過程中,某些必要監控過程卻沒有監控,而某些次要過程卻在嚴格地監控并放大,有些流程設置冗贅,有些流程又缺乏。這就需要根據現實情況進行項目管理系統的規則調整,否則華而不實的功能,會導致文檔在閱讀和執行困難。



                        8Manage 提供靈活且嚴謹的機制,幫助企業管理者快速調整規則,確保項目有效執行。以上圖為例:一方面靜態展示每個項目的完整細節,如:合同和執行部分;一方面通過項目動態推動,進行頁面內容展示,如:進度圖、交付物驗收、評審和報告情況。這讓人們可同時從靜態與動態角度觀察事物,把握項目的全面信息,合理調整計劃,出色完成項目。


                        2、責任明晰,結果明確,與實際業務交互實時互連


                        在項目管理中,管理者和團隊成員非常重視項目的責任及業務績效。8Manage WBS不僅分配工作任務,還清晰地標的每個任務時間、負責人、執行內容、風險等情況,并聯動實際業務情況進行考核和績效評價。



                        8Manage 幫助企業將項目工作進行自然分解,并強化執行適當責任與承諾。當某團隊成員更改其承諾時,8Manage 會自動通知其他相關人員。對于可能無法完成的承諾,會在項目概覽頁面發出預警提示,清晰地識別這些不利事件的風險,快速做出有效的決策。


                        同時,設置可交付成果的評審與驗收規則、實時提醒負責人參與評審與驗收、提供實時概覽與定期的電子郵件報告等功能支持,讓企業在系統操作中明了項目責任和結果,達成有效的項目管理。


                        此外,8Manage 還支持設置數字規則,規定如何審查和驗收可交付成果,如何支付資源費用,幫助企業提高訪問和管理外部資源的能力,從而高效地管理項目。


                        3、資源需求和依賴清晰明確


                        現代的項目管理強調每個任務獨立性同時,也注重共享性。我們知道資源共享與依賴會在很大程度上增加項目的復雜性。那么,如何才能兼具獨立性分解和良好的資源聯動呢?


                        基于成本及資源匱乏的考慮,在現實執行中,同一資源有時會被多個項目共享。在依賴方面,由于項目工作分解,讓幾乎每個項目都無法避免活動或可交付成果間存在依賴關系。


                        對此,8Manage通過以下功能設置:使資源與可交付成果的依賴盡可能明確、自動跟蹤間接依賴、自動監測不恰當的依賴并及時警告相關人員(如:一個逾期完成的可交付成果會導致其他可交付成果也逾期),讓所有資源需求與依賴關系一目了然。


                        8Manage WBS是建立在務實技術基礎上,結合多年項目管理實踐經驗,形成一個綜合完善專業的管理解決方案。這讓企業在項目管理中,向每個項目成員顯示唯一的、一致的、實時精準的項目計劃與執行合二為一的信息視圖,實現在項目細節執行內容的全面靜態呈現;并通過項目計劃和執行的動態記錄和操作,展現項目在推進過程中的實際情況,形成良好的項目管理互動,讓企業管理者掌握全面的管理信息。而且,8Manage 系統可實時審計追蹤每個項目活動或可交付成果,實現項目的整體規范化管理。


                        8Manage 深耕企業管理系統多年,作為一家擁有客戶關系管理、項目管理、采購管理、一體化管理等豐富企業產品和深厚一線實踐經驗的科技企業,在追求技術和功能服務的完善與升級同時,也進行業務與技術的良好互動設計,讓更多的企業在項目管理中,理清千絲萬縷的項目信息,掌握重點管理部分,全面關注業務管理細節,推動企業績效的整體提升!


                        8Manage項目管理系統的更多信息:http://www.8manage.cn/pm/pm.html

                        羅葉明 發表于 2018-12-5 14:37:47 閱讀全文 | 回復(0) | 引用通告 | 編輯 | 收藏該日志

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